2021年7月8日星期四

如何在MYOB 自己設計發票表單?

您可以在MYOB系統輸入出納、銷售及採購,同時列印各類表單,例如支票、報價單、發票、收據、帳單、月結單等。 表單均可以在MYOB中度身訂做,包括加入公司標誌、加入內容、設定格式等。

MYOB 工具列

MYOB 表單設計,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK

以下是設定發票例子:

(A) 加入文字

a) 登入菜單[設定],選 [自訂表單格式],點選表單類別,例如發票。

 自訂表單格式

b) 在[銷售格式]中選 [貨品],在選[自訂格式]中選 "MYOB Premier Plus’s 預設發票",按[格式設定]。


自訂表單格式

c) 在工具列按T,滑鼠在"公司地址"下面按一下加入文字欄,在文字欄按兩下,加入文字 "電話:"

自訂表單格式


(B) 加入資料

按工具列中第一個按鈕,選"電話 #1"(客戶電話)。把欄位移至"電話"標題的右側。

自訂表單格式


(C) 加入框線

在工具列中按第四個按鈕,為"公司資料"加入四周框線。

自訂表單格式

自訂表單格式


(D) 加入圖片

工具列中按第三個按鈕,滑鼠在圖片位置按兩下,按[讀取圖片]並選擇 "Logo.jpg",調整圖片大小。

 自訂表單格式

自訂表單格式


(E) 加入欄位

刪除"已計稅"一欄,按工具列中第一個按鈕,選"貨品自訂欄#1",取替“已計稅”欄位。

自訂表單格式

自訂表單格式


(F)另儲存表單

按[另存表單]、輸入檔案名稱 “INV(今日)”,按“確認。

自訂表單格式


如何做年結及開設新年度?

 年結完成(開新會計年度)後,該年度的資料會被鎖定,不能更改。建議您完成調整後,才進行年結,便可避免在新年度中輸入調整日記帳項目。

在開新會計年度時:

  • 上個會計年度所有帳戶的每月總額均會變成「去年」類別。 如已有「去年」金額,則該金額將被取代
  • 本年盈利帳結餘會轉入您的累積盈餘帳
  • 所有收入、銷售成本、支出、其他收入及支出帳戶的結餘全數會變為零
  • 已付款銷售、已付款採購及分配至已付款銷售及已付款採購的記帳項目,會依您在開新會計年度小助手中所作的選擇予以保留或減省

準備好,便可按以下步驟開新會計年度。  

(A) 備份資料檔、設定新財務年度

a) 進入“檔案”菜單,選“開設新年度”> “開新會計年度”,開設新會計年度前先備份。


MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK


b) 將全部資料備份 (將公司資料檔連同自訂的表單及報表格式)、查驗資料檔錯漏、為備份重新命(例: 2014 (before Closing)及儲存到指定位置

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK


c) 設定新會計年度。系統會顯示新會計年度及最後月份,此時您亦可更改最後月份。

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK


(B) 選擇保留或減省舊記錄

a) 決定是否"保留未存資金總款收據” 及“保留未付款的薪酬付款/支付款扣減”. 若資料檔不是太大,建議剔選"保留"。

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK

b) 決定是否"減省查帳索引記錄” 及“減省貨品調動記錄”,若資料檔不是太大,建議不剔選"減省"。

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK


c) 決定是否"保留上個會計年度的已付款交易”,並指明保留此日期以後的記錄。建議剔選"保留"及選擇"自最早年度"。

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK


d) 剔選保留有未對帳的帳戶。如果已經全部對帳,建議"略過"此頁。

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK

e) 按 “開新會計年度”,完成開設新年度

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK


(C) 檢視完成

進入[設定]>[公司資料],檢查是否已顯示新會計年度 

MYOB 開設新年度,MYOB教學,MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK


如何把資料滙入MYOB?

為方便客戶快速地把資料輸入,MYOB設有匯入功能,客戶可把資料從Excel/txt文字檔直接導入MYOB公司檔。您可以匯入下列資料: 帳戶、貨品、日記帳、客戶付款、收款、支出、繳付帳單、銷售、採購、卡片、項目、自訂列、聯絡紀錄、活動以及活動紙(只適用於MYOB Premier)和工時記錄表(只適用於MYOB Premier Plus).

(A) 匯出 MYOB 格式

要把資料從Excel/txt檔直接倒入MYOB公司檔,MYOB有指定格式。

如何獲得MYOB指定格式?  您可以利用MYOB設有的匯出功能,把MYOB檔內已有的資料匯出,匯出的txt檔就是MYOB範本格式,此時您可在Excel中開啟此MYOB txt範本,把匯入資料加入範本中,儲存為txt格式,便完成匯入檔。

匯出會計科目表例子:  

a) 按[檔案]>[匯出資料]>[總帳]>[帳戶內容]

b) 選擇以 [Tab] 鍵分隔或以逗號分隔的檔案格式

c) 在<匯出資料>頁,選擇[全部配對]或只剔選指定輸出資料(建議不剔選結餘),按[匯出]

d) 完成並儲存為TXT檔

(B) 輸入要匯入資料

MYOB匯入資料檔是Txt格式檔。您可在Excel中開啟在步驟(1)匯出或下載的Txt資料檔,加入您將要匯入的資料,完成後儲存為txt檔。



(C) 匯入

a) 每次匯入資料前,先將MYOB公司檔備份(匯入資料後,則不能還原。 

b) 在MYOB開啟公司檔後,選擇[檔案]>[匯入資料]>,然後選擇要匯入的資料類型,這時會開啟匯入檔案視窗。

c) 選擇[以Tab鍵分隔] [總類記錄] ,並指示MYOB如何處理雙重記錄(拒絕記錄或更新現有記錄),按[繼續] 

d) 選擇滙入資料檔

e) 將匯入欄位配對到相應匯入欄位

f) 完成配對後,便可按[匯入],視窗會顯示成功滙入(完成)或不成功滙入(略過) 的數量及出現警告的數量

(D) 未能匯入資料報告

a) 步驟(C)最後視窗顯視匯入了多少記錄,若顯示有略過記錄或警告,有關詳情可到顯示之資料夾查看。

b) 資料夾會顥示原因,您要修正有關錯誤,重新匯入資料。




2021年6月23日星期三

如何建立共用資料夾 Share Folder 讓多部電腦登入?

 2-3位MYOB用戶,在同一地點使用MYOB,可透過Windows 本身已有的«共用»功能,把資料檔分享給其他電腦進行同步入帳。

您需要先為每位用戶的電腦安裝MYOB程式,並使每位用戶電腦能登入同一«共用»資料夾存取XXX.myo資料檔。請按以下步驟建立"共用"資料夾:


1) 新增資料夾(建議將資料夾放置於用以放置資料檔的電腦的C:\),然後將資料檔(副檔名為.myo)放置於資料夾內

  

2) 按右鍵點選MYOB共享資料夾,選取[共用對象] > [特定人員]

MYOB 多用戶連接, MYOB支援, MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK  

3) 選取[Everyone]” ,選取[新增]

MYOB 多用戶連接, MYOB支援, MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK 

4) 點擊[讀取] ,然後點選 [讀取/寫入]

MYOB 多用戶連接, MYOB支援, MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK 

5) 點擊[共用]

MYOB 多用戶連接, MYOB支援, MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK  

6) 記下路徑(e.g. \\RUDIWONG-PC\),然後選 [完成]

MYOB 多用戶連接, MYOB支援, MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK

7)  開啟另一台電腦,輸入前述路徑(e.g. \\RUDIWONG-PC\)以檢索之前的資料夾

MYOB 多用戶連接, MYOB支援, MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK 

8) 為方便檢索,請按右鍵點選該資料夾,點選[連線網路磁碟機]

MYOB 多用戶連接, MYOB支援, MYOB, accounting software, 會計軟件, MYOB HK 

9) 選擇磁碟機(e.g. Z) ,然後點選[完成]


10) 以後於MYOB開啟資料檔時,可直接選取“Z:\”

11) 用戶啟動在電腦桌面已安裝好的MYOB,按"開啟",進入[共用]資料夾內的MYOB資料檔進行入帳。輸入用戶名稱和密碼,並選擇[多用戶登入]及選擇協定[TCP/IP]

12) Administrator需要為每位用戶建立用戶名稱(設定>選項>安全性>用戶)

13) 主機要是關掉,其他用戶就不能登入MYOB[共用]資料夾

2021年3月23日星期二

我可在哪裏得到MYOB中文版用戶手冊?


當你的電腦安裝了MYOB程式,都可在儲存位置找到用戶手冊

(C:\ABSS_Premier_v22\Manuals\UserGuide)


但是不論安裝的程式是中文界面還是英文界面,內裏的用戶手冊語言都是英文;如果需要中文用戶手冊,可到我們網站索取。

網址:https://www.myob-hk.com/download/user-manual