如何在MYOB 自己設計發票表單?

您可以在MYOB系統輸入出納、銷售及採購，同時列印各類表單，例如支票、報價單、發票、收據、帳單、月結單等。 表單均可以在MYOB中度身訂做，包括加入公司標誌、加入內容、設定格式等。

MYOB 工具列

以下是設定發票例子：

(A) 加入文字

a) 登入菜單[設定]，選 [自訂表單格式]，點選表單類別，例如發票。

b) 在[銷售格式]中選 [貨品]，在選[自訂格式]中選 "MYOB Premier Plus’s 預設發票"，按[格式設定]。

c) 在工具列按T，滑鼠在"公司地址"下面按一下加入文字欄，在文字欄按兩下，加入文字 "電話:"

(B) 加入資料

按工具列中第一個按鈕，選"電話 #1"(客戶電話)。把欄位移至"電話"標題的右側。

(C) 加入框線

在工具列中按第四個按鈕，為"公司資料"加入四周框線。

(D) 加入圖片

工具列中按第三個按鈕，滑鼠在圖片位置按兩下，按[讀取圖片]並選擇 "Logo.jpg"，調整圖片大小。

 

(E) 加入欄位

刪除"已計稅"一欄，按工具列中第一個按鈕，選"貨品自訂欄#1"，取替“已計稅”欄位。

(F)另儲存表單

按[另存表單]、輸入檔案名稱 “INV(今日)”，按“確認。

如何做年結及開設新年度?

 年結完成(開新會計年度)後，該年度的資料會被鎖定，不能更改。建議您完成調整後，才進行年結，便可避免在新年度中輸入調整日記帳項目。

在開新會計年度時：

• 上個會計年度所有帳戶的每月總額均會變成「去年」類別。 如已有「去年」金額，則該金額將被取代
• 本年盈利帳結餘會轉入您的累積盈餘帳
• 所有收入、銷售成本、支出、其他收入及支出帳戶的結餘全數會變為零
• 已付款銷售、已付款採購及分配至已付款銷售及已付款採購的記帳項目，會依您在開新會計年度小助手中所作的選擇予以保留或減省

準備好，便可按以下步驟開新會計年度。  

(A) 備份資料檔、設定新財務年度

a) 進入“檔案”菜單，選“開設新年度”＞　“開新會計年度”，開設新會計年度前先備份。

b) 將全部資料備份 (將公司資料檔連同自訂的表單及報表格式)、查驗資料檔錯漏、為備份重新命(例: 2014 (before Closing)及儲存到指定位置

c) 設定新會計年度。系統會顯示新會計年度及最後月份，此時您亦可更改最後月份。

(B) 選擇保留或減省舊記錄

a) 決定是否"保留未存資金總款收據” 及“保留未付款的薪酬付款/支付款扣減”. 若資料檔不是太大，建議剔選"保留"。

b) 決定是否"減省查帳索引記錄” 及“減省貨品調動記錄”，若資料檔不是太大，建議不剔選"減省"。

c) 決定是否"保留上個會計年度的已付款交易”，並指明保留此日期以後的記錄。建議剔選"保留"及選擇"自最早年度"。

d) 剔選保留有未對帳的帳戶。如果已經全部對帳，建議"略過"此頁。

e) 按 “開新會計年度”，完成開設新年度

(C) 檢視完成

進入[設定]>[公司資料]，檢查是否已顯示新會計年度 

如何把資料滙入MYOB?

為方便客戶快速地把資料輸入，MYOB設有匯入功能，客戶可把資料從Excel/txt文字檔直接導入MYOB公司檔。您可以匯入下列資料： 帳戶、貨品、日記帳、客戶付款、收款、支出、繳付帳單、銷售、採購、卡片、項目、自訂列、聯絡紀錄、活動以及活動紙（只適用於MYOB Premier）和工時記錄表（只適用於MYOB Premier Plus).

(A) 匯出 MYOB 格式

要把資料從Excel/txt檔直接倒入MYOB公司檔，MYOB有指定格式。

如何獲得MYOB指定格式?  您可以利用MYOB設有的匯出功能，把MYOB檔內已有的資料匯出，匯出的txt檔就是MYOB範本格式，此時您可在Excel中開啟此MYOB txt範本，把匯入資料加入範本中，儲存為txt格式，便完成匯入檔。

匯出會計科目表例子:  

a) 按[檔案]>[匯出資料]>[總帳]>[帳戶內容]

b) 選擇以 [Tab] 鍵分隔或以逗號分隔的檔案格式

c) 在<匯出資料>頁，選擇[全部配對]或只剔選指定輸出資料(建議不剔選結餘)，按[匯出]

d) 完成並儲存為TXT檔

(B) 輸入要匯入資料

MYOB匯入資料檔是Txt格式檔。您可在Excel中開啟在步驟(1)匯出或下載的Txt資料檔，加入您將要匯入的資料，完成後儲存為txt檔。

(C) 匯入

a) 每次匯入資料前，先將MYOB公司檔備份(匯入資料後，則不能還原。 

b) 在MYOB開啟公司檔後，選擇[檔案]>[匯入資料]>，然後選擇要匯入的資料類型，這時會開啟匯入檔案視窗。

c) 選擇[以Tab鍵分隔] [總類記錄] ，並指示MYOB如何處理雙重記錄(拒絕記錄或更新現有記錄)，按[繼續] 

d) 選擇滙入資料檔

e) 將匯入欄位配對到相應匯入欄位

f) 完成配對後，便可按[匯入]，視窗會顯示成功滙入(完成)或不成功滙入(略過) 的數量及出現警告的數量

(D) 未能匯入資料報告

a) 步驟(C)最後視窗顯視匯入了多少記錄，若顯示有略過記錄或警告，有關詳情可到顯示之資料夾查看。

b) 資料夾會顥示原因，您要修正有關錯誤，重新匯入資料。