2021年12月24日星期五

建立MYOB新公司簡介及注意事項(影片, 6 minutes )

開發使用ABSS MYOB, 要先建立公司檔,您需要參加由 Lobster Limited 舉辦的培訓課程。針對如何建立 MYOB公司的程序,導師會有詳盡的講解。

您也可按照以下影片,快速建立MYOB公司檔,但要留意幾個重要事項:

1) 確保資料無誤,才輸入產品序號,啟動公司檔 

2) 啟動公司檔後,不能更改公司名稱、財政年度 (如需要更改,請向 Lobster Limited 查詢)

3) 啟動公司檔後,會扣減一個公司檔限額 (最多5個)

提示: 觀看影片時,選擇1080p 高清,可達至最佳效果



以上貼士由龍蝦博士提供。 
龍蝦有限公司(Lobster Ltd)的MYOB基礎及進階班提供更全面、更多及深入的講解。 


如何新建MYOB公司檔(MYOB 教學) (新手上路)

萬事起頭難,有些人可能會因為在開設公司帳戶時,要建立詳細複雜的公司帳目、客戶和廠商等資料而感到煩惱。為了解決您的煩惱,接下來龍蝦博士首先教您如何簡單建立公司檔!


1. 建立 Create

如果您是第一次輸入公司資料到MYOB,請按[建立]Create開設您的公司檔。新建公司檔01

2. 輸入公司資料 Company Information(見下例)

輸入基本公司資料可以令您在列印報表時清楚顯示聯絡方法。
*公司名稱 *Company Name 必須填寫

新建公司檔02

3. 輸入年度資料 Tell us your accounting year (見下例)

小心選擇會計年度!

此例的會計年度 Current Financial Year   [2014] 是代表  1/4/2013 - 31/3/2014 期間
*如果會計年度是Current Financial Year   [2013] 那代表  1/4/2012 -  31/3/2013期間

例子1:
會計年度 Current Financial Year                         [2014]
會計年度最後月份 Last Month of Financial Year   [3月]
入帳月 Conversion Month                                  [4月]
得出結果:1/4/2013 - 31/3/2014

例子2:
會計年度 Current Financial Year                         [2016]
會計年度最後月份 Last Month of Financial Year   [12月]
入帳月 Conversion Month                                  [1月]
得出結果:1/1/2016 - 31/12/2016

會計期數 Number of Accounting Periods:可選12或13。

新建公司檔03















*完成公司資料檔的建立後,入帳月份和會計年度便不能更改。下一頁會有提醒,請核實資料,如發現錯誤,請返回上一頁作更改。


一般做法會將入帳月定為會計年度的開始月份,在此月份前的交易皆無法輸入


4. 選擇您需要的選項

如您要自行輸入您的公司的會計科目表,請按第3個選項。

新建公司檔04


5. 更改檔案位置

如果MYOB預設的檔案位置不符合您所要的,可自行更改。
[更改]Change --> [繼續]Next 
新建公司檔05

   

6. 完成建立公司檔

恭喜!您可以按[控制中心]Command Centre 開始處理您的交易。
新建公司檔06




















以上貼士由龍蝦博士提供。 
龍蝦有限公司(Lobster Ltd)的MYOB基礎及進階班提供更全面、更多及深入的講解。 





2021年10月7日星期四

如何在 MYOB 進行銀行對帳(Bank Reconciliation)?

當收到銀行月結單,我們會進行對帳,以確保輸入MYOB的資料正確無誤。

透過以下例子,我們一起學習怎麼進行對帳及處理差額。

1) 選擇[出納] > [對帳]:


2) 輸入以下資料:

  • 選擇要對帳的銀行帳戶 1-2110
  • 輸入月結單最後結餘 $30,000
  • 月結單日期 30/4/2021 (通常為月底)
  • 剔選與月結單相符的記錄


3) 當出現差額時,系統不會允許你進行對帳,原因是您剔選的交易與結單的最後結餘有差異。常見原因包括:
  • 發出的支票仍未被兌現
  • 銀行收費未輸入MYOB
  • 輸入MYOB的帳目錯誤

4) 以上為例,出現差額原因是:4月30日發出了$11,000支票,但對方仍未在4月兌現支票,所以4月份的月結單還未有紀錄,我們可以不剔選$11,000,。直至下次月結出現$11,000才剔選。沒有差額後,按[對帳],並列印報表作存檔。


5) 完成對帳後,會顯示上次完成的對帳日期。
'
6) $11,000的支票被兌現並出現在5月的月結單時,就可剔選並完成5月對帳。



其他常見問題:
1) [問]MYOB對帳嗎? [答] 如果銀行有提供OFX格式檔,可直接上載,進行自動對帳。
2) [問]完成對帳才發現有錯誤,怎麼辦?  [答]可以按[復完],重新進行對帳。

若客戶有任何疑難,可透過龍蝦有限公司(Lobster Ltd)的支援計劃,聯絡我們。

如何在MYOB輸入香港字?

客戶由Windows XP 升級至 Windows7 或 8後,發覺在MYOB無法輸入某些香港用字,例如: 邨埗鲗氹輋岺,也未能由其他地方把它們複製至MYOB內。



要解決問題,您可下載香港字連結 (適用於中文版Windows),解壓縮後打開文字檔(txt),在文字檔中把字複製及貼上MYOB的輸入欄位中。


  
 

例子:



以上貼士由龍蝦博士提供。 
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2021年8月18日星期三

我可以分多次收貨,後再一次過繳付帳單嗎?


公司現在急著要賣7個水晶燈給客人,跟供應商已經訂了10個,但供應商現在只能先交付7這時,我們可以利用接收貨品,先收了7件貨品,然後賣給客人當供商把剩餘的3件貨品送到公司後,我們才一次過繳付帳單。


1)建立訂單,跟供應商訂購10個水晶燈:


2)選取訂單,接收貨品:







4)先收7個水晶燈:




4)[存貨]>[貨品清單]顯示現貨量有7件:


5)建立銷售發票,賣出7個水晶燈:


6)訂單中再收3個水晶燈   :

7)[存貨[>[貨品清單]顯示目前現貨量有3件:

8)訂單轉成帳單,一次過繳付10個水晶燈:







2021年8月9日星期一

如何建立,刪除或修改範本

當有不同客人跟我們購買同一樣東西時我們需要建立發票但由於內容一樣我們可以利用[存範本]這個功能,來為我們省下不少時間。

1)我們輸入好了發票的資訊,包括客戶名稱,發票號碼日期貨品數量編號存倉位置,金額等等。然後我們按一下下方的[存範本]。


2)你可以為這個範本更改名字然後按一下存範本。











3)當你要建立下一張發票時你可以按一下下方的用範本。



4)選擇你要使用的範本。



5)你另一位客戶,更改發票號碼日期等等最後按記錄。



6) 當你儲存了很多範本,想要刪除不再使用的或修改範本的內容,你可以:



7) 選擇範本進行刪除或編輯



2021年7月8日星期四

如何在MYOB 自己設計發票表單?

您可以在MYOB系統輸入出納、銷售及採購,同時列印各類表單,例如支票、報價單、發票、收據、帳單、月結單等。 表單均可以在MYOB中度身訂做,包括加入公司標誌、加入內容、設定格式等。

MYOB 工具列





以下是設定發票例子:

(A) 加入文字

a) 登入菜單[設定],選 [自訂表單格式],點選表單類別,例如發票。


b) 在[銷售格式]中選 [貨品],在選[自訂格式]中選 "MYOB Premier Plus’s 預設發票",按[格式設定]。




c) 在工具列按T,滑鼠在"公司地址"下面按一下加入文字欄,在文字欄按兩下,加入文字 "電話:"





(B) 加入資料

按工具列中第一個按鈕,選"電話 #1"(客戶電話)。把欄位移至"電話"標題的右側。





(C) 加入框線

在工具列中按第四個按鈕,為"公司資料"加入四周框線。







(D) 加入圖片

工具列中按第三個按鈕,滑鼠在圖片位置按兩下,按[讀取圖片]並選擇 "Logo.jpg",調整圖片大小。

 





(E) 加入欄位

刪除"已計稅"一欄,按工具列中第一個按鈕,選"貨品自訂欄#1",取替“已計稅”欄位。








(F)另儲存表單

按[另存表單]、輸入檔案名稱 “INV(今日)”,按“確認。




如何做年結及開設新年度?

 年結完成(開新會計年度)後,該年度的資料會被鎖定,不能更改。建議您完成調整後,才進行年結,便可避免在新年度中輸入調整日記帳項目。

在開新會計年度時:

  • 上個會計年度所有帳戶的每月總額均會變成「去年」類別。 如已有「去年」金額,則該金額將被取代
  • 本年盈利帳結餘會轉入您的累積盈餘帳
  • 所有收入、銷售成本、支出、其他收入及支出帳戶的結餘全數會變為零
  • 已付款銷售、已付款採購及分配至已付款銷售及已付款採購的記帳項目,會依您在開新會計年度小助手中所作的選擇予以保留或減省

準備好,便可按以下步驟開新會計年度。  

(A) 備份資料檔、設定新財務年度

a) 進入“檔案”菜單,選“開設新年度”> “開新會計年度”,開設新會計年度前先備份。





b) 將全部資料備份 (將公司資料檔連同自訂的表單及報表格式)、查驗資料檔錯漏、為備份重新命(例: 2014 (before Closing)及儲存到指定位置






c) 設定新會計年度。系統會顯示新會計年度及最後月份,此時您亦可更改最後月份。




(B) 選擇保留或減省舊記錄

a) 決定是否"保留未存資金總款收據” 及“保留未付款的薪酬付款/支付款扣減”. 若資料檔不是太大,建議剔選"保留"。



b) 決定是否"減省查帳索引記錄” 及“減省貨品調動記錄”,若資料檔不是太大,建議不剔選"減省"。




c) 決定是否"保留上個會計年度的已付款交易”,並指明保留此日期以後的記錄。建議剔選"保留"及選擇"自最早年度"。




d) 剔選保留有未對帳的帳戶。如果已經全部對帳,建議"略過"此頁。



e) 按 “開新會計年度”,完成開設新年度



(C) 檢視完成

進入[設定]>[公司資料],檢查是否已顯示新會計年度