2015年12月7日星期一

報表輸出Excel後,為何不能按日期把資料排序?

一般報表在輸出Excel後,會把日期格式轉了文字格式,因此不能按日期把資料去排序。解決辦法是在Excel中,按以下步驟把文字格式轉變成日期格式:
a) 選取"日期"欄(圖a)
b) 按菜單中之資料頁,點選"資料剖析"(圖b)
c) 系統彈出"資料剖析精靈" 視窗:(圖c)
    - 選"分隔符號",按下一步
    - 選"Tab鍵",按下一步
    - 選"日期",按完成
此時文字格式已轉變成日期格式,可以排序。

(圖a)


(圖b)

(圖C)
 



以上貼士由龍蝦博士提供。 
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MYOB可運行在Windows10嗎?



現有的MYOB版本已通過了Windows10測試,即Accounting v19.8, Premier v13.8, Premier v15不但能運作於
WindowsXP/7/8,也可以運作於Windows 10。

若客戶的MYOB是以上最新版,而電腦是Windows10,就不用升級就可以把MYOB 安裝於Windows10的電腦中。


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報表為何未能送至Excel?

一些客戶在升級或安裝新的MS Office 後,發現報表送至Excel時會出現Failure Creating OLE Driver Object 或 Unable to locate the necessary files to perform this officelink function 的錯誤訊息,導致報表不能輸出Excel。

原因之一是在MS Office安裝或升級過程中,破壞了MYOB裡面的Officelink檔。

解決方法是重裝MYOB一次,並以Admin Right去安裝。

建議重裝前先把資料檔進行備份。






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2015年10月13日星期二

客戶月結單可顯示承上結餘嗎?

答案:可以。

步驟:按[銷售]Sales  >> [列印/電郵結單]Print/Email Statements >> [有待列印]To Be Printed >> 在[結單類型]Statement Type 中點選 >> [活動]Activity(而不是[發票]Invoice)便可。

[活動類型結單]Activity Statement Type 除了顯示承上結餘外,也顯示客戶其他"非銷售發票"活動細項,例如在出納Banking 輸入之交易,提供更詳盡的資料。



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開新年度後,舊資料仍可以保留嗎?


答案:可以。

一些客戶在開新年度後,發現上一年度的客戶交易細項刪除了。其實您可選擇保留所有交易細項,只要在開新年度的過程中,

步驟:[檔案](File) >> [開新年度](Start a new year) >>

[開新會計年度 ](Start a new financial year) >>[製作MYOB資料檔備份](Back up your MYOB Company File) >>

[系統將要執行的工作...](What will Happen...)  >> [設定會計年度](Define your New Financial Year) >>

[將要處理的收據及付款](Receipts & Payment to be Processed) >> [查帳索引記錄](Audit Trail Entries) >>

 [已付款交易及其他記錄](Closed Transactions and Other Entries)  >> 

剔選R[保留上個年度已付款交易](Keep Closed Transactions From Prior Financial Years),

MYOB就不會刪除客戶交易細項。

提醒大家,一些只能列印出今個年度的報表(如試算表/總帳、項目交易),在開新年度後,就無法列印出舊年度的數據(您需要開啟備份檔)。





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2015年8月27日星期四

如何儲存自訂報表? 

在顯示報表時,您可能會在"報表欄位"頁中增加或減少某些報表欄位,又或在顯示報表後修改欄位寬度。

若想保留報表格式,減省重複選取的工序,可在輸出報表後,按報表下方的[另存新檔](Save As),把報表儲存為"xxx",下一次要輸出同樣格式的報表,可登入[報表](Reports) >> [自訂](Custom)頁,選擇"xxx"去輸出報表。


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如何在報表中顯示貨幣符號?

要在報表中顯示貨幣符號,需進入菜單中 [清單]Lists >> [貨幣清單]Currencies,確定貨幣符號已輸入正確,

再進入菜單中[設定]Setup >> [選項]Preferences >>  [報表及表單]Reports & Forms >>R剔選"[於報表顯示貨幣編號]Include Currency Symbols in Reports

就可以在報表中顯示貨幣符號。​




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如何在報表中顯示外幣總計? 

若報表包含多種貨幣,就不會顯示總計。你可透過選取其中一種貨幣,以輸出外幣總計。

在顯示Reports"報表"  >> Purchases"採購 >>Item"貨品" >> "按 Customise"選項" >>  Advanced Filters "進階篩選"頁,於右下角點選所需之Currencies"貨幣",

報表就會顯示包含該貨幣之交易,同時把總計顯示出來 (此報表只包含一種貨幣之交易)。



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2015年6月22日星期一

選擇買新產品還是升級好?

龍蝦博士建議:選擇升級。

若公司已擁有舊香港版MYOB軟件,若非資料檔已耗盡(最多99個),應該選擇升級而不是購買新產品,好處是價格比較平宜及可把舊資料檔數據轉移至新版本繼續使用。

升級程序非常簡單,一般兩個工作天可完成。


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出納報表為何未能列印出收款人資料?

若要列印出納收款人資料,就要按以下步驟:

在菜單中"Setup"設定 >> "Preference"選項 >> "Banking" 出納 >> R剔選"Display Payee, Rather Than Memo, in Registers 在記錄中顯示收款人,而非備忘"。

因為在收款人或備忘之中,您只能列印其中一項。




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系統可否追蹤某用戶在交易、帳戶 及設定中所作的變動?

答案:可以。

步驟:

控制中心Command Centre  >> "設定" Setup  >> "選項"Preferences >> "安全性" Security>> 剔選" R使用查帳索引記錄"Use Audit Trail Tracking

系統才會開始追蹤某用戶在交易、帳戶 及設定中所作的變動,

您可登入"報表"Reports >> "總帳"Account >> "查帳索引"Audit Trail >> "查帳索引報表"Audit Trail Report >> 瀏覽有關變動。

有關追蹤範圍,請見下表:


以上資訊由龍蝦博士提供。
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2015年5月15日星期五

輸入承上結餘後,為何系統顯示有差額?

輸入承上結餘,可登入菜單中 [設定]Setup >> [結餘]Balances >> [帳戶承上結餘]Account Opening Balances

然後輸入上年度的資產項Asset、負債項Liability及股本項Equity,若「資產」減去 「負債」是等於「股本」,差額應是"零"。





差額出現的其中一個原因,是負債項輸入了負數值,在MYOB需要輸入正數值。

若有應收款或應付款帶進下一年度,就要在[結餘]Balances >> [應收款結餘]Customer Balances或 [應付款結餘]Supplier Balances,輸入有關結餘。

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如何刪除帳戶?

在會計科目表中,點選及開啟帳戶後,在菜單中選擇「編輯」>> 「刪除帳戶」,便可把帳戶刪除。若帳戶本身有關連帳戶,就不能刪除,此時您可先移動關連帳戶,才刪除帳戶。移動關連帳戶(例1-3160),可開啟帳戶後,進入「詳情」頁,點選「關連帳戶」標籤側的白色箭咀,進入關連帳戶頁面後,您會見到帳戶1-3160,按灰色下箭咀,以另一帳戶取替1-3160即可(留意,您只能以另一帳戶取替)。

以上資訊由龍蝦博士提供。龍蝦有限公司(Lobster Ltd)的MYOB提供全面的支援計劃。(按此參閱詳情) 

何為「會計年度最後月份」、「目前會計年度」、「入帳月」?

舉一個例子:

若你設定了

會計年度最後月份:3月

目前會計年度:2015年

入帳月:5月


即代表若您要建立新的公司檔,想訂立的財政年度最後月份是2015年3月,那麼「會計年度最後月份」就是3月。

若把「目前會計年度」設定為2015年 ,即代表2014年至2015年,但若要追溯至舊年5月的帳,那麼「入帳月」則是5月。

若把「會計年度最後月份」弄錯,就只能等待下一年度進行年結時,才可修訂;若「入帳月」錯誤設定在7月,則不能輸入舊年5至6月的帳目。




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2015年3月18日星期三

公司需要遞交那些報表作審核?

一般包括以下報表: 

1.銀行對帳報表(Bank Reconciliation Report )、
2.應收款報表(Account Receivables Report )、
3.應付款報表(Account Payables Report)、
4.損益表(Income Statement)、
5.資產負債表(Balance Sheet)、
6.總帳(Ledger)、
7.日記帳(Journals)、
8.試算表(Trial Balance)。



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(按此參閱詳情)
 

若沒有進行年結,有甚麼影響?

有些報表只限於列印去年、本年、明年會計年度的帳項,如損益表、資產負債表等。

若未進行年結而系統又已經輸入了兩年的帳項,您就沒法列印出第三年的有關報表。

另外,上年度的盈餘也不會撥入今年累積盈餘。


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若會計年度最後月份是今個月,要現在進行年結才可繼續入帳嗎?

答案:不一定。

未進行年結,也可繼續輸入新一年度的帳項。建議您待審核完成並進行年結調整後,才在MYOB進行年結。

年結過程中,系統會提示您把資料檔備份,方便日後取回備份檔,列印舊報表。記住,年結後將不能修改任何帳項。


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2015年2月3日星期二

如何快速開設新的公司資料檔?

可利用MYOB內置的匯出匯入功能

步驟: 檔案File >> 匯出Export Date
   或: 檔案File >> 匯入Import Date
在舊資料檔匯出
(a)會計科目表Accounts List;
(b)客戶Customers、供應商Supplier 及 員工Employee 資料,;
(c)貨品資料 Inventory;

並把這些資料匯入新的資料檔,然後手動輸入上年度結餘及上年度未結餘的銷售及採購便可。
匯入資料詳細程序]。


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新財政年度入帳是否需要開設新公司資料檔?

答案 :不一定。

MYOB公司資料檔最多可儲存7年的帳目,若擔心不能列印出某些報表(如前一年度的損益表、資產負債表、試算表),可在年結後即時把報表列印並存檔,並把年結前的資料檔備份。

客戶反而要考慮資料檔大小,若已超過200MB,就要開設新的資料檔,因為太大的資料檔在運作中容易產生錯誤(error),亦使系統緩慢。



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