2013年7月12日星期五

為什麼MYOB資料檔一定要做備份? (MYOB會計軟件操作手法)

每當我們輸入帳目,我們都應該有做備份的好習慣。做備份不但可以免除資料流失的風險,還可以令您方便更改錯誤。


為何方便更改錯誤?

如果您每次完成輸入帳目後都有做備份,您便可以開啟之前的myo檔來查看和更改帳目。雖然您亦可以從最新的檔案中逐個更改帳目細節,但當更改的數量較大時,您便可以根據備份的儲存日期來選取您需要的備份繼續入帳,減少逐項更改所需的時間。


做備份很麻煩?


有人認為,做備份又佔用空間又麻煩,但龍蝦博士則不這麼認為。
他們所認為的佔用空間可能未必是指檔案的大小,而是備份的數量。如果每日都做備份,電腦豈不是有很多文件?但龍蝦博士提提您,如果您設立適當數量的資料夾,例如每個公司資料檔設一個資料夾,備份的名稱又能依次排序,那麼,資料備份又怎會雜亂呢?至於麻煩方面,MYOB一般都會自動設置備份通知,您只要按幾下按鈕便可以作備份,麻煩不?


(備份通知:選取備份範圍又查驗與否 >>[確定])
Backup4


(檔案存檔:檔案會根據備份日期建立名稱)
Backup5

如果您不肯定您的MYOB會否提醒您做備份,您可以按以下步驟:

[設定]Setup >>[選項]Preferences >> [安全性]Security

R剔取第個選項:關閉程式時提示備份Prompt Data Backup When Closing
R剔取第個選項:備份時檢查資料有否錯誤[全系統適用)]Check Company File for Errors before the Backup Process [System-wide]
選擇後按[確定]OK
Backup2


以上貼士由龍蝦博士提供。 
龍蝦有限公司(Lobster Ltd)的MYOB基礎及進階班提供更全面、更多及深入的講解。 
如想了解更多備份細節,請瀏覽(備份程序)

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